Im Zeitalter der digitalen Kommunikation und des papierlosen Büros ist das Modul CRM\DMS kaum noch aus dem Sekretariat wegzudenken. Um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden, wurde dieses Golfsoftware-Modul vor allem für das Abspeichern von Dokumenten entscheidend verbessert.
Datei-Anhänge werden in der neuen CRM-Version als temporäre Kopien geöffnet. Das heisst konkret, dass jedes Dokument, das aus dem CRM geöffnet wird, erst lokal kopiert wird. Dieses hat folgende Vorteile:
- Der Name des Dokuments wird ohne CRM-Kennung verwendet, das ist vor allem dann wichtig, wenn es ein Mail-Anhang werden soll.
- Wer ein Dokument zuletzt verändert wird, wird von nun an gespeichert. Wenn es lokal verändert wurde, wird es anschliessend zurückkopiert und dabei die Änderung vermerkt.
- Clubs mit intensiver CRM-Nutzung können nun den ATTACHED-Ordner für direkte Zugriffe sperren.
- Die zuletzt verwendeten Dateien werden in einer Temp-Liste angezeigt, so kann man leicht zuletzt verwendete Dokumente nochmals öffnen.
- Aus der Temp-Liste verschwinden die Dokumente normalerweise nach 8 Stunden. Private Dokumente verschwinden nach 2 Minuten, falls man sich abmeldet.
- Wenn zwei Personen an demselben Dokument arbeiten und es verändern, kommt eine Rückfrage, welche Version behalten werden soll. Dabei wird auch angezeigt, welcher andere User das Dokument geändert hat. Man kann dann eine der beiden Versionen behalten oder auch beide.
- Von einem Dokument können jetzt verschiedene Versionen gespeichert werden.
- In der Temp-Liste kann man ein Dokument zum Bearbeiten neu öffnen. Hält man dabei Shift gedrückt, sieht man Details zur temporären Datei!
- Man kann in der Liste mehrere Dokumente aktivieren und mit allen gemeinsam direkt eine Mail schreiben.
